Allgemeine Geschäftsbedingungen der Kabema Digital GmbH
Stand: 09.04.2021 – Vers. 2.3
A – Allgemeine Bestimmungen
1 Geltungsbereich
1.1 Die folgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen – nachfolgend AGB genannt – bilden die Grundlage aller Verträge der Kabema Digital GmbH – nachfolgend Kabema Digital genannt –, die den Bezug der Software SYNOP zum Inhalt haben.
1.2 Die Kunden der Kabema Digital sind ausschließlich Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Kabema Digital führt keine Geschäfte mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB durch.
1.3 Es gelten die AGB der Kabema Digital. Der Einbeziehung von AGB des Kunden wird hiermit ausdrücklich widersprochen.
2 Angebot, Vertragsschluss
2.1 Angebote der Kabema Digital sind freibleibend und für 30 Tage gültig. Sie stellen eine Aufforderung an den Kunden dar, seinerseits ein Angebot an die Kabema Digital abzugeben.
2.2 Ein Vertrag zwischen Kabema Digital und Kunde kommt zustande durch:
a) Unterzeichnung einer Vertragsurkunde durch beide Parteien oder
b) Bestätigung einer Kundenbestellung durch den Auftragnehmer.
2.3 Soweit nicht durch Gesetz die Einhaltung der Schriftform vorgeschrieben ist, genügt die Einhaltung der Textform. Insofern können Verträge auch durch Übermittlung einer eingescannten Unterschrift, per E-Mail oder auf elektronischem Wege geschlossen werden. Jede Partei kann von der anderen eine nachträgliche, schriftliche Bestätigung der getroffenen Vereinbarung verlangen.
3 Vertragsgegenstand
3.1 Gegenstand des Vertrages ist die Bereitstellung der Software SYNOP – nachfolgend Software genannt –, die es dem Kunden ermöglicht, Daten aus gescannten Dokumenten zu extrahieren und an verarbeitende Folgesysteme weiterzugeben.
3.2 Die Software ist in der Lage, erlernte Formate automatisch zu erkennen. Sie kann kostenpflichtig um zusätzliche Formate erweitert werden, welche sie nach einer Trainingsphase ebenfalls automatisch erkennt. Ist sich das System unsicher, schlägt es eine Zuordnung vor, die der Kunde bestätigen oder manuell anpassen kann.
3.3 Bei der Software handelt es sich um eine Standardsoftware. Anpassungen durch den Kunden sind möglich, soweit durch die Software systemseitig die Möglichkeit zur individuellen Konfiguration eingeräumt wird.
3.4 Die Software wird durch Kabema Digital als Software as a Service in einer Cloud bereitgehalten. Dem Kunden wird durch Einräumung eines passwortgeschützten Nutzerkontos die Nutzung der Software gewährt.
4 Nutzung der Cloud (Software as a Service)
4.1 Mit Abschluss des Vertrages ist der Kunde berechtigt, die Software für die Dauer der Vertragslaufzeit entgeltlich zu nutzen.
4.2 Kabema Digital ist verpflichtet, dem Kunden durch Einräumung eines passwortgeschützten Nutzerkontos den Zugriff auf die Software zu gewähren und die Software während der gesamten Vertragslaufzeit für den Kunden bereitzuhalten.
4.3 Kabema Digital stellt dem Kunden die Nutzerdaten spätestens zu dem im Angebot vereinbarten Zeitpunkt zur Verfügung.
4.4 Kabema Digital ist berechtigt, zur Erfüllung ihrer Leistungspflichten Dritte einzusetzen. Sie ist insbesondere berechtigt, einzelne Leistungskomponenten über Dritte zu beziehen.
5 Implementierung der Software
5.1 Die Nutzung der Software durch den Kunden setzt die vorherige Implementierung der Software oder ggf. dafür benötigter Komponenten durch die Kabema Digital voraus.
5.2 Der Kunde ist im jeweils notwendigen Umfang zur Mitwirkung an der Implementierung verpflichtet. Er hat der Kabema Digital insbesondere einen für die Implementierung zuständigen Ansprechpartner zu benennen und ihr Zugang zu seinem Hardwaresystem als auch zu seinen Räumlichkeiten zu gewähren.
5.3 Kabema Digital ist verpflichtet, über alle während der Implementierung erlangten Informationen Stillschweigen zu bewahren.
6 Softwarepflege und Aktualisierung, Support
6.1 Kabema Digital aktualisiert die Software laufend und entwickelt sie ständig weiter. Sie stellt dem Kunden jeweils die aktuellste Version der Software zur Verfügung. Der Kunde ist ausschließlich zur Nutzung der aktuellsten Version der Software berechtigt. Es besteht kein Anspruch auf Weiternutzung einer vorherigen Version.
6.2 Kabema Digital verpflichtet sich, die Software während der Vertragslaufzeit kompatibel zu allen gängigen Browsern, Betriebs- und Hardwaresystemen – nachfolgend: Systeme – zu halten und dem Kunden entsprechende Updates unentgeltlich zur Verfügung zu stellen. Diese Pflicht erstreckt sich nicht auf veraltete oder nicht mehr zeitgemäße Systeme.
6.3 Kabema Digital stellt ihren Kunden einen kostenfreien Support zur Verfügung. Dieser ist in Form eines Ticketsystems in die Software integriert. Die Admin-User bzw. Application Owner sind berechtigt, während der üblichen Geschäftszeiten Support-Leistungen über das Ticketsystem in Anspruch zu nehmen. Die üblichen Geschäftszeiten sind Montag bis Freitag, 9:00 bis 17:00 Uhr. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Feiertage im Land Berlin.
7 Entgelt, Rechnungsstellung
7.1 Der Kunde zahlt der Kabema Digital für die Bereithaltung und Nutzung der Software ein monatliches Entgelt. Dieses wird jeweils zu Beginn des Monats fällig. Beginnt der Bezug der Software im laufenden Monat, wird das Entgelt anteilig berechnet.
7.2 Mit Anerkennung dieser AGB erklärt sich der Kunde damit einverstanden, die Rechnungen der Kabema Digital per E-Mail zu erhalten. Zu diesem Zweck hat er der Kabema Digital bei Vertragsschluss eine entsprechende E-Mail-Adresse mitzuteilen.
7.3 Die Höhe des Entgeltes wird zwischen den Parteien individuell – in Abhängigkeit zur Betriebsgröße, der Anzahl der Nutzer und der Anzahl der Filialen / Legal Entities, in denen der Kunde die Software nutzen möchte – vereinbart.
7.4 Kabema Digital ist berechtigt, das Nutzungsentgelt maximal ein Mal pro Kalenderjahr und erstmals nach Ablauf von 12 Monaten seit Vertragsbeginn an sich verändernde Marktbedingungen, wie z.B. an erhebliche Veränderungen der Beschaffungskosten oder der Beschaffungspreise, anzupassen. Die Anpassung bedarf der schriftlichen Ankündigung spätestens 6 Wochen vor Beginn des Quartals, für das die Preisanpassung erfolgen soll. Der Kunde hat das Recht, das Vertragsverhältnis innerhalb einer Frist von 6 Wochen nach Zugang der Ankündigung schriftlich zu kündigen. Auf dieses Kündigungsrecht wird Kabema Digital den Kunden zusammen mit jeder Ankündigung hinweisen.
7.5 Für die Implementierung der Software gem. Ziffer 5 des Allgemeinen Teils dieser AGB wird ein gesondertes, einmaliges Entgelt erhoben.
7.6 Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.
8 Zusätzliche Leistungen
Über das Ticketsystem der Software kann der Kunde auch zusätzliche entgeltliche Leistungen, z.B. das Erlernen neuer Dateiformate, in Auftrag geben. Auf Anfrage des Kunden hin wird Kabema Digital dem Kunden ein Angebot unterbreiten, das dieser über das Ticketsystem annehmen kann. Nach Bestätigung durch den Kunden kommt ein Auftrag zu den im Ticket genannten Konditionen zustande.
9 Laufzeit, Kündigung
9.1 Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit, beginnend mit dem im Angebot vereinbarten Zeitpunkt, geschlossen. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 36 Monate.
9.2 Der Kunde hat das Recht, den Bezug der Software innerhalb einer Frist von 12 Monaten zum Quartalsende zu kündigen, erstmals jedoch zum Ablauf der Mindestvertragslaufzeit.
9.3 Die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund ist jederzeit ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist möglich.
9.4 Ungeachtet der Regelung in Ziffer 9.3 des Allgemeinen Teils dieser AGB kann Kabema Digital den Vertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn der Kunde für zwei aufeinander folgende Monate mit der Bezahlung des Entgeltes bzw. eines nicht unerheblichen Teils der Entgelte oder in einem Zeitraum, der sich über mehr als zwei Monate erstreckt, mit der Bezahlung des Entgeltes in Höhe eines Betrages, der das Entgelt für zwei Monate erreicht, in Verzug ist. Kabema Digital kann in diesem Fall zusätzlich einen sofort in einer Summe fälligen pauschalisierten Schadensersatz in Höhe eines Viertels des bis zum Ablauf der regulären Vertragslaufzeit restlichen monatlichen Entgeltes verlangen. Dem Kunden bleibt der Nachweis eines geringeren Schadens vorbehalten.
9.5 Die Kündigung bedarf jeweils der Schriftform.
10 Gewährleistungsrechte, Haftung
10.1 Kabema Digital ist verpflichtet, während der Vertragslaufzeit den vertragsgemäßen Gebrauch der Software zu erhalten. Vertragsgemäß ist der in Ziffer 3 des Allgemeinen Teils dieser AGB beschriebene Gebrauch. Maßgeblich für die Beurteilung, ob die Software zum vertragsgemäßen Gebrauch geeignet ist, ist dabei die jeweils aktuellste Version der Software. Eine Garantie für das Vorliegen bestimmter Eigenschaften wird nicht übernommen.
10.2 Weist die Software zum Zeitpunkt der Bereitstellung oder während der Vertragslaufzeit einen Mangel auf, der ihre Tauglichkeit zum vertragsgemäßen Gebrauch aufhebt oder nicht nur unwesentlich beeinträchtigt, ist der Kunde verpflichtet, dies der Kabema Digital unverzüglich anzuzeigen.
10.3 Kabema Digital wird die ihr vom Kunden angezeigten Mängel innerhalb einer angemessenen Frist beseitigen.
10.4 Verschuldensunabhängige Ansprüche des Kunden auf Schadensersatz für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorlagen (vgl. § 536 Abs. 1 1. Fall BGB), werden hiermit ausgeschlossen. Im Übrigen stehen dem Kunden die gesetzlich vorgesehenen Gewährleistungsrechte zu.
10.5 Konfiguriert der Kunde die Software innerhalb der bestehenden Konfigurationsmöglichkeiten selbst und kommt es hierdurch zu einem Mangel an der Software, kann der Kunde Gewährleistungsrechte nur dann geltend machen, wenn der Mangel auf Grund von Umständen eingetreten ist, die im Verantwortungsbereich der Kabema Digital liegen, oder wenn der Kunde den Mangel nicht zu vertreten hat.
10.6 Soweit es auf ein Verschulden der Kabema Digital ankommt, haftet Kabema Digital für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit unbeschränkt. Im Falle einfacher Fahrlässigkeit haftet Kabema Digital unbeschränkt für Schäden, die aus der Verletzung des Lebens, des Körpers und der Gesundheit herrühren. Bei einer Verletzung von Pflichten, die zur Erreichung des Vertragszweckes von besonderer Bedeutung sind, ist im Falle einfacher Fahrlässigkeit die Haftung auf den typischerweise eintretenden Schaden beschränkt. In allen übrigen Fällen ist die Haftung ausgeschlossen. Dies gilt auch für das Verschulden der gesetzlichen Vertreter oder der Erfüllungsgehilfen.
11 Nebenpflichten der Parteien
11.1 Der Kunde ist verpflichtet, die Zugangsdaten des für ihn eingerichteten Nutzerkontos geheim zu halten und sicher zu verwahren. Er ist nicht berechtigt, die Nutzung der Software Dritten zu überlassen.
11.2 Vor Abschluss des Vertrages ist der Kunde verpflichtet, die Kompatibilität der Software zu seinem System eigenständig zu überprüfen.
12 Pflichten bei Beendigung des Vertrages
12.1 Mit Beendigung des Vertrages ist der Kunde verpflichtet, die Nutzung der Software einzustellen und ggf. vorhandene Software auf seinem System zu deinstallieren.
12.2 Kabema Digital ist verpflichtet, innerhalb einer angemessenen Frist sämtliche Kundendaten zu löschen, sofern sie nicht zur Aufbewahrung gesetzlich verpflichtet ist.
13 Urheberrecht
Die Software unterliegt dem Urheberrecht. Verstößt der Kunde gegen die Bestimmungen des Urheberrechts, behält sich der Inhaber ausdrücklich vor, die gesetzlich eingeräumten Rechte geltend zu machen.
14 Geheimhaltung
14.1 Die Parteien werden über alle vertraulich zu behandelnden Informationen, die ihnen im Rahmen dieses Vertragsverhältnisses zur Kenntnis gelangt sind, Stillschweigen bewahren. Dies gilt auch über das Vertragsende hinaus.
14.2 Vertraulich sind alle Informationen, die von der jeweiligen Partei ausdrücklich als vertraulich bezeichnet werden oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen der Überlassung eindeutig ergibt.
15 Datensicherheit, Datenschutz
15.1 Die Parteien, insbesondere Kabema Digital, sind verpflichtet, die jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten und ihre im Zusammenhang mit dem Vertrag und dessen Durchführung eingesetzten Beschäftigten zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach DS-GVO und BDSG zu verpflichten, soweit diese nicht bereits entsprechend verpflichtet sind.
15.2 Soweit es sich bei der Durchführung des Vertrages um eine Auftragsverarbeitung handelt, schließen der Kunde und die Kabema Digital eine Vereinbarung nach Art. 28 DS-GVO.
16 Schlussbestimmungen
16.1 Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen des Vertrages bedürfen der Textform. Das gilt auch für das Erfordernis der Textform an sich.
16.2 Es gilt ausschließlich deutsches Recht. Die Anwendung des UN-Kaufrechts wird übereinstimmend ausgeschlossen.
16.3 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis ist der Firmensitz der Kabema Digital, sofern der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
17 Salvatorische Klausel
17.1 Sind Allgemeine Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise nicht Vertragsbestandteil geworden oder unwirksam, so bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.
17.2 Soweit die Bestimmungen nicht Vertragsbestandteil oder unwirksam geworden sind, richtet sich der Inhalt des Vertrages nach den gesetzlichen Vorschriften, es sei denn, dass das Festhalten am Vertrag eine unzumutbare Härte für eine der Vertragsparteien darstellen würde.
B – Besondere Bestimmungen für das Modul „Digitale Unterschrift“
Die nachfolgenden Bestimmungen gelten für das gesondert zu bestellende Modul „Digitale Unterschrift“. Ergänzend gelten auch die Allgemeinen Bestimmungen nach Teil A dieser AGB. Widersprechen sich die Bestimmungen des Besonderen Teils und des Allgemeinen Teils dieser AGB, richtet sich der Inhalt des Vertrages nach den Bestimmungen des Besonderen Teils.
1 Vertragsgegenstand
1.1 Bei dem Modul „Digitale Unterschrift“ (nachfolgend: Modul) handelt es sich um ein Zusatzmodul, das die digitale Signatur elektronischer Dokumente (nachfolgend: Dokument) ermöglicht.
1.2 Hierbei stehen dem Kunden zwei Varianten zur Auswahl: Zum einen die biometrische elektronische Unterschrift vor Ort auf einem kompatiblen Endgerät oder die digitale Fernsignatur mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung.
1.3 Des Weiteren kann der Kunde das Dokument gegen Aufpreis mit einer durch einen eIDAS-zertifizierten Anbieter für Vertrauensdienste (nachfolgend: VDA) ausgestellten Signatur versehen. Da hierbei jeweils eine qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signatur verwendet wird, ergibt sich bei Verwendung einer solchen Signatur eine erhöhte Rechtssicherheit.
1.4 Bei Verwendung einer biometrischen elektronischen Unterschrift vor Ort wird das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Bei Verwendung der digitalen Fernsignatur wird das Dokument dagegen mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen.
1.5 Die Kabema Digital weist daraufhin, dass zur Wahrung der vom Gesetz normierten elektronischen Form (§ 126a BGB) eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig ist. Modulseitig werden Dokumente nur bei Verwendung einer biometrischen elektronischen Unterschrift vor Ort mit einer solchen Signatur versehen.
1.6 Durch weitere Authentifizierungsschritte können Dokumente auch bei Verwendung der digitalen Fernsignatur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Hierzu müssen jedoch Leistungen von Drittanbietern hinzugezogen werden, da diese Authentifizierungsschritte nicht Bestandteil des Moduls sind.
1.7 Die Entscheidung, welche Signatur im Einzelfall jeweils verwendet werden soll, trifft allein der Kunde. Die Kabema Digital übernimmt für die Auswahl keine Haftung.
1.8 Des Weiteren übernimmt die Kabema Digital keine Gewähr für den Fortbestand der Rechtslage.
2 Entgelte für den Modulbezug
2.1 Der Kunde zahlt für die Bereitstellung und Nutzung des Moduls ein monatliches Entgelt. Dieses wird jeweils zu Beginn des Monates fällig. Beginnt der Bezug im laufenden Monat, wird das Entgelt anteilig berechnet.
2.2 Zur Abgeltung des durch die Einrichtung des Moduls entstehenden Aufwandes erhebt die Kabema Digital eine einmalige Setup-Gebühr.
2.3 Die Höhe des Entgeltes wird jeweils individuell vereinbart und versteht sich zzgl. der gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer.
3 Entgelt für Signaturen
3.1 Die Verwendung der qualifizierten oder fortgeschrittenen elektronischen Signaturen ist zusätzlich entgeltpflichtig, da diese von der Kabema Digital erst bei den VDA erworben werden müssen. Ziffer 2.3 des Besonderen Teils dieser AGB gilt entsprechend.
3.2 Die Kabema Digital ist nicht an einen bestimmten VDA gebunden. Sie stellt jedoch sicher, dass bereits bezogene Signaturen nutzbar bleiben, sollte sie die Zusammenarbeit mit einem VDA beenden.
4 Kündigung
4.1 Der Bezug des Moduls „Digitale Unterschrift“ kann mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende jederzeit schriftlich gekündigt werden. Eine Mindestvertragslaufzeit besteht nicht.
4.2 Mit Beendigung des Modulbezuges können die nach Ziffer 3.1 des Besonderen Teils dieser AGB erworbenen Signaturen nicht mehr genutzt werden. Eine Übertragung der Signaturen zur anderweitigen Nutzung ist leider nicht möglich.
